Gymnázium Praha 4, Na Vítězné pláni (Vítězná pláň)


Skrytý nadpis

Články z intranetu...

Vyhledávání

Zpracování a ochrana osobních údajů

Na této stránce najdete:

Přehled o činnostech při zpracování osobních údajů na Gymnáziu, Praha 4, Na Vítězné pláni 1160 (č.j. 427/18)

Základní pojmy

GDPR = NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

Osobní údaje = veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě

Zvláštní osobní údaje = údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci, zpracování genetických údajů a biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby.

Subjekt údajů = fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány.

Zpracování osobních údajů = jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů = osoba jmenovaná školou, která

a) poskytuje zaměstnavateli a ostatním zaměstnancům informace a poradenství o jejich povinnostech podle GDPR a dalších předpisů v oblasti ochrany osobních údajů,

b) monitoruje soulad s GDPR, s dalšími právními předpisy a vnitřními předpisy a další dokumentací zaměstnavatele v oblasti ochrany osobních údajů, včetně rozdělení odpovědnosti, zvyšování povědomí a odborné přípravy zaměstnanců,

c) působí jako kontaktní místo pro Úřad pro ochranu osobních údajů v záležitostech týkajících se zpracování osobních údajů,

d) působí jako kontaktní osoba zaměstnavatele pro subjekty údajů ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů a výkonem jejich práv podle GDPR.

Kontak na pověřence pro ochranu osobních údajů

Pověřencem pro ochranu osobních údajů na Gymnáziu, Praha 4, Na Vítězné pláni 1160 je
Mgr. Martin Horyna, email: horyna@gvp.cz.

Poučení pro subjekty osobních údajů

Osoby, jejichž osobní údaje zpracováváme (subjekty údajů), mají právo být informovány o tom, jaké údaje o nich zpracováváme, jakým způsobem a z jakého důvodu. Základní informaci poskytuje tento dokument. Pro další informace lze kontaktovat níže uvedenou osobu zodpovědnou za zpracování osobních údajů, nebo pověřence pro ochranu osobních údajů.

Pokud jsou osobní údaje zpracovávané na základě vydaného souhlasu, pak lze tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu se provádí písemně nebo emailem zaslaným na adresu mail@gvp.cz. Z textu odvolání souhlasu musí být zřejmé, jaký souhlas je odvoláván a kdo souhlas odvolává.

Subjekt údajů může požádat, aby jeho zpracovávané osobní údaje byly smazány. Pokud tomu nebrání jiný právní důvod, bude této žádosti vyhověno.

Zpracování osobních údajů žáků

Subjekt údajů: žáci školy

Zpracovávané osobní údaje: identifikační a kontaktní údaje; údaje o studiu, docházce do budovy školy a do výuky, důvody nepřítomnosti; údaje o klasifikaci a výchovných opatřeních; práce žáka vytvořené při výuce; fotografie a videozáznamy dokumentující práci a život školy; údaje o stravování žáka ve školní jídelně; údaje o zaplacení poplatků vybíraných školou při pořádání různých akcí (výlety, sportovní kurzy, exkurze); údaje o úrazu žáka v případě, že k úrazu došlo ve škole nebo na školní akci.

Zpracovávané zvláštní osobní údaje: ve výjimečných případech jsou zpracovávány údaje o zdravotním stavu žáka. Jedná se o případy, kdy zdravotní stav žáka má nebo může mít významný vliv na žákův výkon ve škole nebo když došlo k úrazu žáka ve škole nebo na školní akci.

Důvod zpracování: většina údajů je zpracovávána z důvodů povinností uložených zákonem, především jde o Zákon č. 561/2004 Sb. ze dne 24. 9. 2004 o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon) v platném znění. Využití prací žáků, fotografií a videozáznamů k propagaci školy se děje na základě souhlasu vydaného zletilými žáky školy nebo zákonnými zástupci nezletilých žáků.

Forma zpracování a uložení údajů: většina údajů je v elektronické podobě v informačním systému Bakaláři uložena v počítačích v budově školy. Počítače a údaje v nich uložené jsou odpovídajícím způsobem zabezpečeny proti odcizení a neoprávněnému použití. Údaje o školním stravování jsou uloženy též na serveru firmy Barda SW, HW, s.r.o. Škola má s touto firmou uzavřenou smlouvu obsahující závazek firmy řádného zacházení s těmito osobními údaji.

Osoby zodpovědné za zpracování: učitelé, zejména třídní učitelé, správce školního informačního systému Bakaláři: RNDr. František Staněk Csc., asistentka ředitele školy, hospodářka a ekonomka školy, hospodářka a vedoucí školní jídelny.

Předávání osobních údajů: údaje o žácích a jejich studiu (školní matrika) jsou předávány Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy. Identifikační údaje žáků posledního ročníku jsou předávány Centru pro zjišťování výsledků vzdělávání (CZVV, dříve Cermat). Údaje o úrazech žáků jsou předávány České školní inspekci a servisnímu týmu firmy Marsh s.r.o., který zpracovává agendu školních úrazů na základě smlouvy s Magistrátem hl. města Prahy. Identifikační údaje studentů ze 3. zemí (země mimo EU) jsou předávány Cizinecké policii ČR.

Lhůta pro výmaz: důležité údaje o žácích a o průběhu jejich studia jsou uchovávány ve škole po dobu 45 let a poté jsou předávány Archivu hl. města Prahy.

Zpracování osobních údajů žáků v případě exkurzí, kurzů a obdobných akcí

Pokud je v případě školou pořádané akce nutné zpracovávat osobní údaje žáků nad rámec výše uvedený (např. je třeba pracovat s číslem cestovního pasu nebo občanského průkazu) nebo lze očekávat nutnost předávání osobních údajů žáků jinému zpracovateli (např. ubytovateli), tak učitel, který akci organizuje, zajistí, že žáci a jejich zákonní zástupci před akcí vyplní přihlášku na akci, ve které výslovně uvedou souhlas se zpracováním osobních údajů v rozsahu potřebném pro organizaci této akce.

Zpracování osobních údajů zákonných zástupců žáků

Subjekt údajů: zákonní zástupci žáků školy

Zpracovávané osobní údaje: základní identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, titul, bydliště, datová schránka, telefon, email).

Zpracovávané zvláštní osobní údaje: žádné

Důvod zpracování: zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje. Jedná se o povinnost informovat zákonného zástupce o studiu žáka a povinnost informovat ho v případě mimořádné události (např. při úrazu žáka).

Forma zpracování a uložení údajů: údaje jsou uloženy v elektronické podobě v informačním systému Bakaláři v počítačích v budově školy. V listinné podobě jsou tyto údaje uloženy ve vrátnici školy. Údaje jsou odpovídajícím způsobem zabezpečeny proti odcizení a neoprávněnému použití.

Osoby zodpovědné za zpracování: třídní učitelé, správce školního informačního systému Bakaláři: RNDr. František Staněk Csc.

Předávání osobních údajů: údaje nejsou předávány jiným organizacím.

Lhůta pro výmaz: údaje jsou uloženy ve složkách žáků. Na žádost lze údaje vymazat poté, kdy plnoletý žák ukončí své studium.

Zpracování osobních údajů zaměstnanců

Subjekt údajů: zaměstnanci školy

Zpracovávané osobní údaje: identifikační a kontaktní údaje; údaje o rodinném stavu a počtu dětí; údaje o kvalifikaci a praxi; údaje o docházce a plnění pracovních povinností; údaje o platu.

Zpracovávané zvláštní osobní údaje: o zdravotním stavu

Důvod zpracování: plnění právních povinností podle zákona (zejména podle Zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce v platném znění a Zákona č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících v platném znění).

Forma zpracování a uložení údajů: listinná v budově školy a elektronická v budově školy a na serveru firmy Vema, a. s. Agenda platů je zpracovávána externí mzdovou účetní N. Brčákovou na základě Smlouvy o vedení mzdové agendy.

Osoby zodpovědné za zpracování: ředitel školy, asistentka ředitele školy, zástupci ředitele školy, správce školního informačního systému Bakaláři.

Předávání osobních údajů: některé osobní údaje zaměstnanců jsou předávány zdravotní pojišťovně zaměstnance, České správě sociálního zabezpečení a finančnímu úřadu. V případě řešení pojistné události (např. v případě pracovního úrazu) pojišťovně Kooperativa a.s.

Lhůta pro výmaz: důležité údaje o zaměstnancích jsou uchovávány ve škole po dobu 45 let a poté předávány do Archivu hl. města Prahy.

Zpracování osobních údajů uchazečů o studium a jejich zákonných zástupců

Subjekt údajů: uchazeči o studium a jejich zákonní zástupci

Zpracovávané osobní údaje: identifikační a kontaktní údaje a údaje o předchozím vzdělávání v rozsahu uvedeném na přihlášce ke studiu na střední škole včetně případných příloh této přihlášky. Vypracované přijímací testy.

Zpracovávané zvláštní osobní údaje: ve výjimečném případě údaje o zdravotním stavu

Důvod zpracování: zpracování podle zákona: Zákon 561/2004 Sb. ze dne 24. 9. 2004 o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon) v platném znění.

Forma zpracování a uložení údajů: v listinné a elektronické podobě v budově školy

Osoby zodpovědné za zpracování: ředitel, zástupce ředitele, asistentka ředitele, hospodářka školy

Předávání osobních údajů: údaje jsou předávány Centru pro zjišťování výsledků vzdělávání (CZVV, dříve Cermat).

Lhůta pro výmaz: údaje o přijímacím řízení se archivují 10 let, poté jsou smazány a skartovány.

Zpracování osobních údajů osob vstupujících do budovy a na pozemek školy

Subjekt údajů: osoby vstupující do budovy a na pozemek školy

Zpracovávané osobní údaje: základní identifikační údaje, kamerový záznam pohybu osob

Zpracovávané zvláštní osobní údaje: žádné

Důvod zpracování: zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, kterou je zajištění bezpečnosti žáků a pracovníků školy a ochrana majetku školy.

Forma zpracování a uložení údajů: cizí osoby vstupující do budovy školy musí prokázat svou totožnost pracovníkovi na recepci, který o návštěvě učiní záznam do knihy návštěv. Bez řádného prokázání totožnosti a sdělení účelu návštěvy nemohou cizí osoby do budovy školy vstoupit. Vstupy do budovy, prostor šaten v suterénu a vnější pozemky školy jsou nepřetržitě snímány kamerovým systémem se záznamem. Kamerový systém je registrován Úřadem na ochranu osobních údajů, číslo registrace 00035829.

Osoby zodpovědné za zpracování: vrátní na recepci, správce kamerového systému Mgr. Pavla Imramovská.

Předávání osobních údajů: v případě podezření na spáchání přestupku nebo trestného činu je kamerový záznam předáván Polici ČR.

Lhůta pro výmaz: Kniha návštěv je skartována po dvou letech. Kamerový záznam je automaticky mazán po 3 dnech.